Особенности документооборота в туристической индустрии

Туристская услуга - деятельность, являющаяся полезным благом и направленная на удовлетворение потребностей потребителей в путешествиях.

Характеристики туристских услуг проявляются в их неосязаемости, неспособности к хранению, неразрывности производства и потребления, непостоянстве качества, подверженности сезонным колебаниям спроса, территориальной разобщенности производителя и потребителя ус луг . Все это и определяет особенности применения маркетинга в туризме.

Одним из важнейших видов услуг в технологии туристской деятельности является размещение туристов. К таким средствам относятся: гостиница, мотель, кемпинг, туристская база, пансионат, туристское общежитие и другое.

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 25.04.1997 г. N 490 "Об утверждении правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации" под гостиницей понимается имущественный комплекс (здание, часть здания, оборудование и иное имущество), предназначенное для предоставления услуг.

Гостиничная деятельность - деятельность юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, обладающих или наделенных в установленном порядке имущественными правами на какое-то коллективное средство размещения, по непосредственному распоряжению и управлению им для предоставления услуг по временному размещению (проживанию) и обслуживанию граждан.

Услуги размещения рассматриваются в качестве специфического гостиничного продукта, который покупается посредством сделок, не подразумевающих владение, а только доступ к нему и его использование в определенное время и в определенном месте.

Отметим, что предоставление гостиничных услуг осуществляется по правилам публичного договора. Публичный договор определяет условия и стоимость услуг и действует одинаково по отношению ко всем, кто обратился в гостиницу. Как было сказано выше, основная деятельность гостиницы связана с оказанием услуг по проживанию.

Как известно туроператоры и турагенты занимаются оказанием туристских услуг. Факт оказания услуг должен быть документально подтвержден, поскольку все хозяйственные операции, осуществляемые турфирмами, должны оформляться оправдательными документами.

В общепринятом значении под документооборотом туристской организации понимается движение документов в организации с момента их создания или получения от других субъектов гражданско-правовых отношений до завершения их исполнения и передачи в архив.

В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 21.11.1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все организации, в том числе и туристские, обязаны вести бухгалтерский учет в порядке, установленном Законом N 129-ФЗ. Исключение составляют только туристские компании, применяющие упрощенную систему налогообложения, на которых требование по ведению бухгалтерского учета в полном объеме не распространяется. Такие турфирмы на основании пункта 3 статьи 4 Закона N 129-ФЗ ведут бухгалтерский учет только в части объектов основных средств и нематериальных активов.

Требование об организации документооборота в турфирме вытекает из норм бухгалтерского законодательства. Все хозяйственные операции, осуществляемые турфирмой, должны оформляться оправдательными документами, служащими первичными учетными документами, на основании которых, собственно, и ведется бухгалтерский учет.

Рассмотрим основные особенности документооборота между туроператором и турагентом, турагентом и туристом. Согласно статье 9 Федерального закона от 24.11.1996 г. N 132-ФЗ "Об основах туристской деятельности в Российской Федерации" продвижение и реализация туристского продукта турагентом осуществляются на основании договора, заключаемого между туроператором и турагентом. Турагент осуществляет продвижение и реализацию туристского продукта от имени и по поручению туроператора, а в случаях, предусмотренных договором, заключаемым между туроператором и турагентом, - от своего имени.

В договоре, заключаемом между туроператором и турагентом, должны содержаться:

-       условия продвижения и реализации турагентом туристского продукта;

-       полномочия турагента на совершение сделок с туристами и (или) иными заказчиками от имени туроператора;

-       условие, предусматривающее возможность (невозможность) заключения турагентом субагентских договоров;

-       порядок взаимодействия туроператора и турагента в случае предъявления им претензий туристов или иных заказчиков по договору о реализации туристского продукта;

-       условие, предусматривающее возможность осуществления выплат туристам и (или) иным заказчикам страхового возмещения по договору страхования ответственности туроператора либо уплаты денежной суммы по банковской гарантии в случае заключения договора о реализации туристского продукта между туристом и (или) иным заказчиком и турагентом;

-       взаимная ответственность туроператора и турагента, а также ответственность каждой из сторон перед туристом и (или) иным заказчиком за непредставление или представление недостоверной информации о туристском продукте, за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по договору о реализации туристского продукта.

Из данной нормы можно сделать вывод, что между турагентом и туроператором может быть заключен только агентский договор. Если турфирма самостоятельно не формирует тур, то она выступает в роли агента, а значит, как бы не был назван договор с туроператором, по сути, он будет всегда посредническим.

В соответствии с пунктом 1 статьи 1008 ГК РФ в ходе исполнения агентского договора агент обязан представлять принципалу отчеты в порядке и в сроки, которые предусмотрены договором. При отсутствии в договоре соответствующих условий отчеты представляются агентом по мере исполнения им договора либо по окончании действия договора.

Форма отчета не является унифицированной, поэтому ее можно разработать самостоятельно, утвердив в виде приложения к договору. Но при этом отчет должен содержать все обязательные реквизиты первичных документов, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона № 129-ФЗ: название документа; дату его составления; название турфирмы-агента; содержание операции (оказание услуг клиенту, поступление выручки и т. п.); измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; данные о состоянии расчетов между агентом и клиентами; сумму посреднического вознаграждения; подписи.

Если агентским договором не предусмотрено иное, к отчету агента должны быть приложены необходимые доказательства расходов, произведенных турагентом за счет туроператора, если, конечно, туроператор возмещает турагенту какие-то расходы.

В связи с отменой лицензирования туристской деятельности Закон № 132-ФЗ в целях защиты прав туристов требует, чтобы туроператоры предоставляли покупателю туристского продукта финансовое обеспечение.

Рассмотрим виды финансового обеспечения. Возможны два вида финансового обеспечения: страхование ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение туроператором обязательств по договору реализации туристского продукта; либо банковская гарантия.

Причем договор страхования ответственности не исключает возможности оформления банковской гарантии как одного из видов обеспечения исполнения.

Взаимные права и обязанности турфирмы и туриста определяются договором о реализации туристского продукта. Указанный договор должен соответствовать законодательству Российской Федерации, в том числе законодательству о защите прав потребителей. Неотъемлемой частью данного договора является туристская путевка, типовая форма которой утверждена Приказом Минфина Российской Федерации от 09.07.2007 г. N 60н "Об утверждении формы бланка строгой отчетности". Данная форма является бланком строгой отчетности и составляется в двух экземплярах: один отдается туристу, другой остается в турфирме. Путевка оформляется в любом случае, при наличных и безналичных расчетах. Принятые к учету первичные документы проверяются и систематизируются, затем их данные отражаются в регистрах бухгалтерского учета.

Налоговый учет согласно статье 313 НК РФ представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на прибыль на основе данных первичных документов. В качестве первичных учетных документов в целях налогового учета могут выступать копии первичных учетных документов, используемых в бухгалтерском учете организации.

Для гостиничной деятельности утверждены Приказом Минфина РФ от 13 декабря 1993 г. № 121 «Об утверждении форм документов строгой отчетности» следующие бланки строгой отчетности:

-       № 1-Г«Анкета»;

-       № 2-Г «Журнал регистрации иностранных граждан»;

-       № 3-Г «Счет»;

-       № 3-Гм «Счет»;

-       № 4-Г «Карта гостя»;

-       № 5-Г «Кассовый отчет»;

-       № 7-Г «Расчеты оплаты за бронирование и проживание по безналичному расчету»;

-       № 8-Г «Квитанция о возврате денег»;

-       № 9-Г «Акт о порче имущества гостиницы»;

-       № 10-Г «Заявка на бронирование мест»;

-       № 11-Г «Автостоянка»;

-       № 12-Г «Квитанция на предоставление дополнительных платных услуг»;

-       № 13-Г «Квитанция на прием вещей в камеру хранения».

Завершающим этапом документооборота является хранение документов. Как следует из статьи 17 Закона N 129-ФЗ, минимальный срок хранения первичных бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности составляет пять лет. Сроки хранения конкретных бухгалтерских документов, которыми должна руководствоваться туристская организация, установлены разделом 4.1 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000 г. 

- Курсовые работы на заказ